Amikor már eldöntötte valaki, hogy egy virtuális asszisztens segítségét veszi igénybe,ahhoz, hogy a vállalkozásában adódó adminisztrációs munkákat elvégezze helyette, nem biztos, hogy tisztában is van azzal, hogy hogyan fog működni majd ez a munkakapcsolat. Sokan nem rendelkeznek még ezen a téren tapasztalattal, csak hallottak esetleg arról, hogy melyek azok a feladatok, amiben majd segítségére lehet. Ahhoz, hogy a közös munka majd hatékony legyen, nem csak a virtuális adminisztrátornak, hanem neked is sokat kell tenni!
Készülj fel rá még a megállapodás előtt
Nézzük meg, hogy mivel is fog járni az, ha kiadod a munkát egy virtuális asszisztens számára.Felvetődhet a kérdés, hogy megbízhatsz e egy kívülállóban, ha a cég dolgairól van szó? Általában mindenki szereti saját maga végezni a vállalkozásával kapcsolatos teendőket, de van mikor a hullámok már átcsapnak a feje felett, feltorlódik a sok munka, na akkor jön szóba az online asszisztens megbízása.A virtuális asszisztens is vállalkozó, tehát számára is az természetes, ha úgy végzi a munkáját, hogy a megbízója teljesen meg legyen vele elégedve. Épp ezért használja a munka folyamán a kreativitását és ötleteit, hogy a cég akinek dolgozik, fejlődni tudjon. Tehát a kölcsönös bizalom a legfontosabb a munkakapcsolatban!Hidd el, hogy amit te magad végeznél el, Ő is épp olyan lelkiismeretesen meg fogja csinálni!
Első lépés, a kiszervezni kívánt munka előkészítése
Meggyorsíthatod és megkönnyítheted az online asszisztensed munkáját, ha előre átgondolod azokat a feladatokat amiket szeretnéd ha átvenne tőled. Tehát készítsd előre össze számára azokat a munkákat amit átadsz majd neki, mutasd meg esetleg milyen programokkal dolgoztál eddig, mely határidőket kell betartani stb. Ezek ismeretében hamarabb be tud tanulni, ha a kellő információkat megkapja és mindkettőtök számára átláthatóbb lesz az, hogy mely munkákat fogja átvállalni.
Hogyan használd ki a felszabaduló idődet?
Biztos van elképzelésed, hogy miket adnál át a virtuális asszisztens számára, akkor érdemes azt is átgondolni és felmérni, hogy ezután mennyi szabadidőd lesz majd. Mi mindenre fel lehet ezt használni. Valószínű sok olyan dolog van, a céged fejlesztésével kapcsolatban, amiket eddig nem érkeztél megvalósítani,vagy egyéb más jellegű feladat, így már azokkal is tudsz majd foglalkozni! Vagy a felszabaduló időt mással szeretnéd inkább eltölteni, talán keveset vagy a családdal? Így több időd marad majd akár egy kirándulásra, közös programokra, vagy egy olyan hobbidra amit szívesen csináltál régebben, de mostanában időhiányában mindig csak halogattad.
Ha már elindult a közös munka
Hol és hogyan tudjátok tartani a kapcsolatot az online asszisztenseddel?
Ez mindenképp jó, ha előzetes megegyezés szerint történik. Sok lehetőség van természetesen erre már napjainkban. Ha gyorsan szeretnétek valamit megbeszélni, még mindig a legegyszerűbb telefonon, de van aki inkább írásban szereti ezt megoldani, erre ott a chat, az email, és több más lehetőség.Az a lényeg, hogy zavartalan legyen a kommunikáció a két fél között. Néha szükség lehet fájl megosztásra, projekt menedzsment eszközökre mint például a Trelló. Hasznos lehet akár egy közös naptár is, amiben a megoldásra váró feladatokat, határidőket, az elvégzendő munkákat fel lehet tüntetni.
A feladatok ismertetése
A kiszervezett munkákkal kapcsolatban, fogalmazz mindig érthetően és minél rövidebben az asszisztensed számára. Hiszen csak úgy tudja majd tökéletesen elvégezni a feladatot, ha tisztában van az elvárásaiddal s minden információt megkap a munkájához. Meg az sem mellékes, hogy egy virtuális asszisztens lehet, hogy több embernek is dolgozik egyszerre, tehát fontos számára, hogy ez alapján be tudja osztani a feladatokat és az idejét, valamint a határidőket is tudja tartani.
Fontos a visszajelzés
Mindenki szereti, ha a munkájával elégedettek és erről visszajelzést is kap. Az online asszisztensek sem kivételek ez alól! Igaz, hogy ha csak virtuálisan is, de a vállalkozásod sikerességében neki is nagy szerepe lesz, tehát jóleső érzés számára, ha tudja hogy megbecsülik, számítanak a munkájára! Meg persze ez jó referencia is, ha pozitív véleményeket kiírhatja például a weboldalára, hiszen így még több munkalehetőséggel kereshetik majd meg a leendő munkaadói!
