WP Booking System – Inventory
Amikor nem egyetlen egyedi erőforrást adsz bérbe, hanem több azonos kapacitással dolgozol (például azonos szobák, kerékpárok, csónakok), a klasszikus „egy naptár = egy egység” modell gyorsan kezelhetetlenné válik. Több naptár, több adminmunka, és nagyobb esély a hibára.
Az Inventory add-on ezt a helyzetet oldja fel azzal, hogy darabszintű készletkezelést ad a napi alapú foglalásokhoz. Nem kell külön naptár minden egységnek: egy naptár mögött több „slot” is lehet, amelyeket a rendszer automatikusan számol és zár.
Mit csinál máshogy az Inventory, mint egy sima naptár?
Az Inventory logikája nem a dátumot zárja le az első foglalásnál, hanem addig engedi a foglalást, amíg van elérhető készlet. Amikor a készlet elfogy, a dátum automatikusan foglaltra vált.
Ez különösen hasznos ott, ahol:
- az egységek egymással felcserélhetők,
- nincs jelentős különbség az egyes darabok között,
- a vendégnek nem számít, „melyik példányt” kapja, csak az, hogy legyen elérhető.
Hogyan épül be a foglalási folyamatba?
A működés két ponton egészíti ki az alap rendszert.
Egyrészt a naptár mögött megjelenik egy napi készletérték. Ez lehet egységes (pl. minden nap 4), vagy dátumonként eltérő (pl. ünnepen több).
Másrészt az űrlapon megjelenik egy Inventory mező, ahol a vendég kiválasztja, hány darabot szeretne. A rendszer automatikusan:
- figyelembe veszi a kiválasztott dátumok legkisebb elérhető készletét,
- nem enged túlfoglalást,
- a kiválasztott darabszám alapján csökkenti a készletet.
Fontos különbség, hogy itt nem csak egy „igen/nem” foglalás történik, hanem mennyiségi döntés.
Automatikus lezárás és készletcsökkentés
Amikor egy foglalás beérkezik:
- a kiválasztott napokra a készlet csökken,
- több darab választása esetén arányosan,
- amikor egy dátum készlete nullára ér, a naptár automatikusan lezár.
Ez a lezárás csak akkor működik helyesen, ha az adott űrlapnál be van kapcsolva az Automatically Block Dates opció. Ez nem extra kényelmi funkció, hanem a készletlogika alapfeltétele.
Több készlet egyetlen foglalásban
Az Inventory egyik kevésbé nyilvánvaló, de nagyon erős képessége, hogy több Inventory mező is elhelyezhető egy űrlapon, akár különböző naptárakhoz kötve.
Ez azt jelenti, hogy:
- egy fő foglalás (pl. szállás),
- és több extra erőforrás (pl. kerékpár, SUP, gyermekágy)
egy rendelésben kezelhető, úgy, hogy minden készlet a saját naptárából fogy.
A háttérben ilyenkor a rendszer automatikus „párfoglalásokat” hoz létre a kapcsolt naptárakban, kizárólag a készletkonzisztencia fenntartása érdekében.
Árképzés darabszám alapján
Az Inventory önmagában csak a darabszámot kezeli, de a tényleges üzleti érték akkor jelenik meg, amikor ezt ármezőkkel kombinálod.
Ha az ármezőnél bekapcsolod a Multiplication opciót, akkor:
- a kiválasztott darabszám szorzóként működik,
- az extra automatikusan igazodik a mennyiséghez,
- a végösszeg mindig pontosan tükrözi a foglalás tartalmát.
Ez különösen fontos eszközbérlésnél vagy kiegészítők értékesítésénél.
Tipikus használati forgatókönyvek
Szálláshelyeknél az Inventory ideális több azonos szobára. Négy egyforma szobához elég egyetlen naptár, 4-es készlettel. A rendszer addig engedi a foglalást, amíg van szabad kapacitás.
Eszközkölcsönzésnél (kerékpár, jetski) a vendég kiválaszthatja, hány darabot kér. A naptár mögött a napi kapacitás biztosítja, hogy ne legyen túlfoglalás, még csúcsidőben sem.
Vegyes modelleknél – például villa + extra felszerelések – az Inventory lehetővé teszi, hogy az extrák készlete és ára a fő foglalással együtt, de önálló logikával működjön.
Amit az Inventory nem csinál – fontos korlátok
Az Inventory nem kompatibilis az iCalendar szinkronnal. Ez nem technikai hiba, hanem koncepcionális ütközés: a külső csatornák nem tudnak mit kezdeni a darabszintű kapacitással.
Ezért:
- ha Airbnb, Booking.com vagy más csatornák felé iCal feedet használsz,
- nem szabad bekapcsolni az Inventory add-ont.
Ilyen esetben más készletstratégiát vagy külső channel manager megoldást kell alkalmazni.
Mikor ideális választás?
Az Inventory akkor működik a legjobban, ha:
- napi alapú foglalással dolgozol,
- több azonos egységet kezelsz,
- nincs szükséged iCal szinkronra,
- szeretnél kevesebb naptárt és kevesebb adminmunkát.
A funkció szorosan integrálódik a WP Booking System logikájába, ugyanazokat az ár-, űrlap- és értesítési szabályokat követve.
Összegzés
A WP Booking System – Inventory nem látványos frontend funkció, hanem egy üzemeltetési optimalizáló eszköz. Ott hozza a legnagyobb értéket, ahol a kapacitás a szűk keresztmetszet, és ahol eddig kompromisszumokkal vagy manuális ellenőrzésekkel lehetett csak elkerülni a túlfoglalást.
Ha több azonos egységed van, és szeretnél tisztább struktúrát, kevesebb naptárt és automatikus készletvédelmet, az Inventory pontosan erre a problémára készült.