Manapság sem tiszta még sokak előtt az a kérdés, hogy mit és hogyan dolgozik a virtuális asszisztens. Megcsinálja helyettem a munkát, de hogyan működik ez online? A vállalkozók oldaláról is felmerülnek ilyen és hasonló kérdések, hogyan lehet kiszervezni egy-egy munkát, feladatot, ért-e hozzá kellőképpen, rendelkezik-e megfelelő tudással a feladat elvégzéséhez a megbízni kívánt virtuális asszisztens? A bizalom kérdése is nagyon fontos, hisz kölcsönösen bíznia kell egymásban az asszisztensnek és a megbízónak.
Gyakran hallok olyan kijelentést is, hogy én nem tudok munkákat kiszervezni, pedig biztos, hogy mindenkinél adódik olyan feladat, amit csak halogat, tologat, mert épp nem szereti csinálni, vagy ideje nincs rá. Na, ekkor jöhet a képbe, egy virtuális asszisztens alkalmazása!
Mit lehet tudni a munkájukról?
Mivel online, az interneten keresztül kapják a megbízásokat, távoli asszisztensként is emlegetik, ám előfordul, hogy néha személyesen is találkozni kell a megbízójával, egyeztetések, vagy egyes munkák pontosítása, átbeszélése miatt. De emellett a munkavégzésük 90%-a valóban online történik. Mivel legtöbb virtuális asszisztens (a továbbiakban VA) egyéni vállalkozó (KATA-s) így az elvégzett munkákról számlát is tud adni!
Miért jó egy cégnek, ha virtuális asszisztensnek ad megbízást?
Ha például bővíteni szeretné a vállalkozását, az ezzel járó többletmunka miatt szívesen felvenne egy újabb dolgozót az adminisztrációs feladatok ellátására, de a pénzügyi kerete ezt még nem engedi meg. A VA-t akkor bízhatja meg különböző irodai feladatokkal, amikor valóban szüksége van egy plusz személyre, munkatársra.
Lehet olyan szituáció, amikor a határidő szűkössége miatt kell valaki, aki gyorsan bevonható és segít az anyag elkészítésében. Van olyan cégvezető, aki azért alkalmaz virtuális asszisztenst, hogy figyelemmel kísérje a határidőket, átlátja a céges feladatokat, szervezze meg a jövőbeli tárgyalásokat, rendeléseket, stb. tehát figyeljen mindazokra, amik fontosak a cég életében, és rendszeresen tájékoztassa ezekről a cégvezetőt.
Tehát elmondhatjuk, hogy nagymértékben segítik ezek a távoli asszisztensek a cégek, vállalkozások munkáját, sokszor ők maguk ajánlják fel azokat a feladatokat, amit el tudnak végezni, vagy a megbízó megkeresése alapján átbeszélik, hogy miben lehetnek a segítségükre.
Az órabérükkel kapcsolatban, átlagban 2000-3000 forint az, amit óránként el szoktak kérni, az igazi profi VA viszont nagyon pontosan méri az időt és tényleg csak a ledolgozott órákért, percekért nyújtja be a számlát. Ezért ha egy külsős asszisztensre bízzuk a munkát, mindenképp jobban járhatunk, hiszen 10-20 óra alatt elvégzi azt a feladatot, amit egy irodai alkalmazott munkaidőben lehet, csak épp dupla idő alatt csinálna meg.
Mindenhez ért egy virtuális asszisztens?
A válasz erre, természetesen az, hogy nem! Az viszont igaz, hogy hazánkban ezzel a munkával foglalkozók legtöbbje felsőfokú végzettségű. Ezért ha asszisztensre van szükséged, bátran fordulhatsz olyan online elérhető virtuális asszisztenshez, aki segíteni fogja a munkádat, ám ha szakértő kellene egy témában, akkor keress szakértőt, hisz mindenhez egy jól képzett asszisztens sem érthet!
Ma már hazai szinten is sokan dolgoznak távoli asszisztensként, de talán több cégvezető, vállalkozó azért is nem alkalmaz ilyen munkatársat, mert nem bíznak abban, hogy amiket felsorol a hirdetésében, azokhoz valóban mindhez ért profi módon. Persze biztos nem okoz gondot egy Facebook poszt elkészítése, vagy megkeresni valamit a Google-ban, esetleg a képszerkesztés, vagy kisebb szöveg megírása sem. De valószínű nem tud egy reklámszöveget megfogalmazni, vagy programozni, de nem is ez lenne a dolga, hogy mindent egyedül megcsináljon, tehát gyakran, eleve nem jól van meghirdetve a feladat, hisz az lenne a cél, hogy nem Te helyetted, hanem veled együtt, közösen dolgozzon!
Mit jelent a szó maga Asszisztens?
Jelentése szerint, asszisztál, tehát segédkezik, segítséget nyújt valamiben. Hazánkban igazán nem alakult ki még az asszisztensi feladatkör. Vannak ugyan az asszisztensi területek, mint például jogi asszisztens, vagy marketing asszisztensek, de ők az adott szakterületükön végzik csak a munkájukat. A virtuális asszisztens viszont több területen is munkára fogható.
Amelyeket már említettem is, fő feladata például az adatgyűjtés, szervezés, tartalomkeresés és akár képek, vagy hirdetésszövegek készítése, de ez az utóbbi kettő már inkább egy marketinges feladata. Tehát erre ne, és szövegírásra se, virtuális asszisztenst keress! De segíteni tud a VA különböző projektekbe, a vállalkozás napi vagy időszakos feladatainak az elvégzésében. Az egyik legfontosabb területe a VA munkájának az emailek kezelése. Ez a terület az, amit valóban érdemes kiszervezni, hisz sok időt lehet megtakarítani, ha egy ilyen külsős munkatárs nézi át, és kezeli a cég levelezéseit. Persze ez nagy bizalmat is igényel a megbízó felől.
Hogyan tudja az e-mailek figyelésével a munkádat segíteni?
Először is napi szinten elolvassa a bejövő leveleket, fontossági sorrendbe rakja azokat, a határidőket követi és jelzi a megbízó számára a spameket rendszeresen törli. Akár megállapodás szerint válaszokat is írhat előre, de ne egyedül 100 százalékban, hanem a megbízóval közösen kerüljenek ezek megírásra.
Szövegírás
Sok virtuális asszisztens hirdetésében szerepel a szövegírás is, amint említettem, de ez is olyan terület, amihez nem mindenki ért. A virtuális asszisztensed azzal tud segíteni, hogy például forrás linkeket ad meg, összegyűjti az íráshoz szükséges szövegeket, képeket és átadja a szövegírónak, aki valóban ezzel foglalkozik. De már ezzel is jócskán megkönnyítette a dolgod.
Összefoglalás
Ha megbíznál egy virtuális asszisztenst, gondold át melyek, azok a feladatok, amiket kiszervezhetnél neki. Különböző neten történő keresések, kutatások, kigyűjtések, munkaszervezés, e-mailek kezelése, levelezések, vagy telefonon szervezni találkozókat. Elmondhatjuk tehát, hogy egy virtuális asszisztens a munkájával támogathatja a céget, vállalkozást, így a sok adminisztrációs terhet nagymértékben le tudja venni a megbízója válláról!
