Így néz ki egy tipikus hétfő reggelem: kinyitom a számítógépemet, és látok néhány Slack üzenetet egy kedden induló kampányról.

Miután megválaszoltam ezeket, megnézem a postaládámat, és látom, hogy megcímkéztek néhány dián ugyanennél a kampánynál. Miután végeztem a válaszokkal, Zoom-hívást kezdeményezek az érdekelt felekkel, hogy megbeszéljük az utolsó pillanatban esedékes feladatokat a bevezetéshez. Néhányan kérnek, hogy küldjek egy további e-mailt, így megteszem. Mások inkább a megfelelő Google Dokumentumokban szeretnének megcímkéződni, így arról is gondoskodom.

Hirtelen délután 1 óra lett, és alig nyúltam a teendőim listájához. Az egész délelőttömet üzenetküldő alkalmazások, diavetítések és Zoom-hívások között ugrálva töltöttem – csak próbáltam mindenkit egy vonalban tartani.

Ismerősen hangzik?

Jake Cerffel , az Asana vállalati marketingvezetőjével beszélgettem, hogy feltárjam a legnagyobb kihívásokat, amelyekkel a legtöbb csapat jelenleg szembesül a termelékenység terén – és azt, hogyan lehet ezeket megoldani.

Milyen hibákat követnek el a csapatok a termelékenység terén?

Jake együttérez azzal a káosszal, ami akkor keletkezhet, ha nem a csapatszintű termelékenységet szolgáló hatékony folyamatok létrehozására összpontosítunk.

„Káoszossá válhat” – mondta nekem, hozzátéve: „Mielőtt csatlakoztam az Asanához, visszagondoltam, hogyan töltöttem az időmet az emberekkel való koordinációval – és az egy káosz volt. E-mailben, Slacken, Google Dokumentumokon és Diákon voltunk. És soha nem tudtuk igazán, hogy ki mit csinál, és mikor, és túl könnyű volt szem elől téveszteni a célt, amit mindannyian el akartunk érni.”

Ami fájdalmasan rokonszenvesnek hangzik – különösen, ha ezt párosítjuk a megbeszélésekre fordított idővel. A Flowtrace elemzése szerint egy átlagos alkalmazott 392 órát töltött megbeszéléseken 2024-ben (ami teljes 16 napot jelent).

Szerencsére Jake megosztott velem néhány kipróbált és bevált tippet a csapatfolyamatok rendbetételére és a skálázhatóbb lehetőségek létrehozására a funkciók közötti együttműködés javítása érdekében.

1. Minden csapatvezetőnek tudnia kell, hogyan kapcsolódik a munkája a vállalati célokhoz – és ezt világossá kell tennie a munkafolyamataiban.

Mindig szeretném tudni, hogyan kapcsolódik a munkám a tágabb stratégiai kezdeményezésekhez – és a legtöbb ember is. Azt akarják érezni, hogy látják és értékelik őket, és tudni akarják, hogy hatást gyakorolnak.

A vezető feladatának nagy része arról szól, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az emberek a megfelelő prioritások szerint dolgoznak, és összhangban vannak azokkal a célokkal, amelyek előbbre viszik a fejüket. A Slingshot szerint azonban az alkalmazottak több mint 80%-a nem tudja, hogy mi felé törekszik, ami mind a termelékenységet, mind a motivációt rontja.

Ez teszi az olyan termékeket, mint az Asana, létfontosságúvá. Jake-nek könnyű dolga van abban, hogy ne mikromenedzselje a csapatát bizonyos feladatok tekintetében. Ez azért van, mert az Asanában láthatja, hogy a csapata egyes részfeladatai hogyan felelősek a vállalat éves fő célkitűzéseinek eléréséhez vezető lépcsőfokokon.

Ezenkívül az osztályok közötti ütköző célok megoldására hasznosnak tartom egyetlen központosított termelékenységi eszköz használatát, amely kiemeli a vállalat felülről lefelé irányuló prioritásait.

„Vezetőként a munkánk nagy része abból áll, hogy biztosítsuk, hogy az emberek a megfelelő dolgokon dolgozzanak, segítsünk a csapattagoknak feloldani a blokkokat, és lehetővé tegyük számukra, hogy kiemelkedő teljesítményt nyújtsanak. Ez jót tesz a termelékenységnek, mert amikor az emberek úgy érzik, hogy fontos dolgokon dolgoznak, jobban végzik a munkájukat” – mondja Jake.

Hozzáteszi: „Nem kell annyira belemenni a részletekbe. Elmondhatod a csapattagoknak, hogy mit és miért, és ők maguk kitalálják a többit. De ha tisztában vagy a nagyszabású célokkal, az felszabadítja a termelékenységet a szervezet minden szintjén.”

Ha termelékenységi problémákkal küzd, azt javaslom, hogy kezdje azzal, hogy minden vezető egyetért a 2025-ös főbb vállalati célokkal – majd bízza meg őket azzal, hogy mutassák be, hogyan haladnak csapatuk összes projektjei a végső cél felé. Ha egy feladat nem illik, itt az ideje, hogy újragondolja a megfelelő tevékenységekre való összpontosítást.

2. Rendelj hozzá egy „szerepet” a mesterséges intelligenciádhoz, hogy növelhesd csapatod termelékenységét.

A Tech.co 2024-es felmérése szerint a mesterséges intelligencia eszközöket széles körben használó vállalkozások 72%-os termelékenységnövekedést tapasztalnak – elég lenyűgöző, ugye?

Az elmúlt években rengeteg szó esett a mesterséges intelligenciáról, de az emberek még mindig szkeptikusak azzal kapcsolatban, hogy milyen előnyökkel járhat a mindennapi életükben.

Ugyanakkor bizonyos szakemberek ma már erősen támaszkodnak rá a termelékenységük növelése érdekében. A marketingszakemberek körében világszerte végzett 2025-ös mesterséges intelligencia használatáról szóló felmérésünk szerint a megkérdezettek 66%-a használja a munkájában. Csak az Egyesült Államokban ez a szám még magasabb, eléri a 74%-ot. Azt hiszem, ez magyarázza Jake megfigyelését, miszerint a mesterséges intelligencia sokkal hasznosabbnak bizonyult csapattársként , mint pusztán eszközként.

„Az életem drasztikusan megváltozott, amikor abbahagytam az olyan általános kérésekkel való sürgetést a mesterséges intelligenciához , mint például: » Kérlek, írd meg ezt a blogbejegyzést «, és ehelyett arra koncentráltam, hogy milyennek szeretném, ha a mesterséges intelligencia lenne: » Kérlek, úgy írd meg ezt a blogbejegyzést, mintha egy nagyszabású SaaS-cég tech-írója lennél «” – mondja Jake.

Jake erősen ajánlja, hogy a mesterséges intelligencia termelékenységi célú felhasználása során „szerepet” szabjunk a mesterséges intelligenciának.

„Amikor csapatok dolgoznak egy fontos kezdeményezésen, és minden egyes MI-botnak saját szerepkört adunk, a kimenet sokkal nagyobb. Tegyük fel, hogy blogbejegyzést írsz – a MI-t megbízhatod szerkesztőnek, tényellenőrzőnek vagy tartalomstratégia-szakértőnek” – mondja Jake.

Ezeket a használati eseteket a 2025-ös, a marketingben a mesterséges intelligencia helyzetéről szóló felmérésünkre adott válaszok áttekintése során vettem észre. A marketingszakemberek több mint 46%-a azt mondja, hogy kutatásra és ötletgenerálásra használja a mesterséges intelligenciát, míg közel 37%-uk kéri, hogy készítsen egy vázlatot, és arra építsen.

Jake hozzáteszi: „Ha olyan eszközöket használsz, mint az Asana, hozzáférhetsz a mesterséges intelligenciához, amely a világ egyik legjobb projektmenedzsere. Segíthet a problémák feloldásában és a kérések rangsorolásában, valamint abban, hogy az emberek a megfelelő dolgokon dolgozzanak.”

Ideális esetben az Ön által használt termelékenységi eszközök már rendelkeznek beépített mesterséges intelligencia képességekkel. Ha nem, akkor vizsgálja meg, milyen bővítményeket vagy külső eszközöket használhat a hatékonyság növelése érdekében.

3. Használja ki a mesterséges intelligenciát a munkaterhelés minimalizálására.

A termelékenység ellentéte a szorgalmas munka. A legújabb tanulmányok kimutatták , hogy az irodai dolgozók idejük több mint 50%-át ismétlődő feladatokra, például manuális adatbevitelre és dokumentumkészítésre fordítják.

Ha a csapatod az egyszerű feladatok miatt lefoglalt, valószínűleg nincs energiájuk vagy idejük a nagyszabású célokra koncentrálni, amelyek a csapat hatásának nagy részét teszik ki.

Ez egy komoly akadály – és egy olyan, amelyet mesterséges intelligencia segítségével meg lehet oldani .

Jake a tartalom újrafelhasználását hozza fel példaként a termelékenység növelésére. Azt mondja: „A mesterséges intelligencia segítségével vehetünk egy főelőadást, és megkérhetjük a mesterséges intelligenciát, hogy készítsen róla blogbejegyzést. Vagy vehetjük a főelőadás forgatókönyvét, és megkérhetjük a mesterséges intelligenciát, hogy maga tervezze meg a prezentációt.”

Így folytatja: „Az egyik legjobb módja a mesterséges intelligencia használatának, ha új utakat keresünk a tartalom tartósságának és hatásának növelésére.”

Kevesebb mint 10 óra alatt készítettem egy alkalmazást Claude 3.5-tel

Emellett Jake arra ösztönzi a marketingszakembereket, hogy használják ki a mesterséges intelligenciát a tartalomkészítéshez, valamint a kreatívabb kimenetekhez, mint például a vezetői értékelések, a csapattársaknak küldött visszajelzések, az ötletek továbbfejlesztése, a szerepjáték-forgatókönyvek és egyebek.

A 2025-ös MI Marketing Állapotáról szóló jelentésünkben válaszoló marketingszakemberek többsége mesterséges intelligenciát használ tartalomötletek generálására, alapkutatáshoz és vázlatkészítéshez. Teljes tartalomelemek megírásához azonban csak 4,18%-uk használja – ami rávilágít arra, hogy a legtöbb marketingszakember a mesterséges intelligenciát inkább támogató eszköznek, mint teljes automatizálásnak tekinti.

4. Legyen egyetlen központi munkaterület, ahol a csapatok több funkción keresztül is dolgozhatnak.

Végül, mindez nem lehetséges a hatékony, skálázható, funkciókon átívelő együttműködés erős alapjainak megteremtése nélkül.

Emlékszel még azokra a diavetítésekre, Google Dokumentumokra, Slack üzenetekre és e-mailekre, amiket korábban említettem? Miért ne próbálnál meg több munkát egy központi helyre tenni?

„A termelékenység a láthatóságon múlik” – mondja Jake. „A csapatnak egy irányba kell eveznie. Egy olyan eszköz, mint az Asana, rendkívül hasznosnak bizonyult a csapatunk termelékenysége szempontjából – kell egy hely, ahol kitűzhetjük a céljainkat, majd nyomon követhetjük a csapat összes munkáját, és felelősségre vonhatjuk az embereket.”

„Ráadásul” – teszi hozzá – „kulcsfontosságú, hogy ugyanazt a központosított munkaterületet használd a stratégia kialakításakor, hogy összhang legyen a céljaid elérését segítő feladatok és kezdeményezések között.”

Produktív munkafolyamatok – emeld a csapataidat

A 30 különböző üzenetküldő és tartalomkészítő alkalmazás és eszköz közötti ugrálás nem segíti elő a hosszú távú termelékenységet. Vezetőként az a dolgod, hogy kitaláld, hogyan központosítsd a lehető legtöbbet egy helyen – majd mesterséges intelligenciával tedd mindezt még hatékonyabbá.

Ha többet szeretne megtudni arról, hogyan segíti a HubSpot és az Asana a marketingszakembereket a termelékenység növelésében, tekintse meg a ma elérhető HubSpot és Asana integrációt .

Szerkesztői megjegyzés: Ez a bejegyzés eredetileg 2024 augusztusában jelent meg, és a teljesség kedvéért frissítettük.