2023-ban az Apple súlyos belső csalás esetét tárta fel. Egy régóta alkalmazott kihasználta a beszerzési rendszerekhez való hozzáférését, elterelte a vállalat pénzeszközeit, manipulálta a beszállítói kapcsolatokat és hamis számlákat hagyott jóvá. A következmények: közel 19 millió dolláros veszteség.

Ez nem egy hollywoodi stílusú sikkasztás volt. Lassú, csendes és évekig észrevétlen volt. Ellenőrizetlen bizalommal és olyan folyamatokkal kezdődött, amelyeket nem a visszaélések jelzésére terveztek.

Vállalkozókként gyakran gondoljuk, hogy a belső csalás a nagyvállalatok problémája. Nem az. Ez rendszerszintű probléma. Ha céget építesz, íme öt figyelmeztető jel, ami arra utalhat, hogy az erőforrásaid kicsúszhatnak a kezéből – és hogy mit tehetsz, hogy ezt időben megállítsd.

Kapcsolódó: Tartsa vissza a belső munkát. 5 módszer az alkalmazottak általi lopás és csalás elkerülésére.

1. A funkciónak nem megfelelő költségek

Ha azt látod, hogy olyan részlegek számolnak el költségeket eszközökre vagy szolgáltatásokra, amelyeknek nincs rájuk szükségük, az intő jel. Egyszer láttam egy marketingcsapatot, aki rendszeresen elszámolta a csúcskategóriás videószerkesztő szoftverek költségeit – mindezt egyetlen személy számára. Kiderült, hogy egy személyes YouTube-csatornához használták.

Az ilyen típusú visszaélések gyakran észrevétlenek maradnak, mivel nem tűnik alkalmazotti lopásnak . De összeadódnak.

Mit kell tenni: Projekt alapú költségkövetést kell bevezetni olyan eszközökkel, mint a Divvy vagy az Expensify. Hierarchikus projektkód-struktúrát kell használni, amely a kiadásokat csapatokhoz, kampányokhoz és dátumokhoz köti. A havi jelentések áttekintése kategóriák szerint a rendellenességek kiszűrése érdekében.

2. Ismeretlen vagy nem ellenőrzött szállítók

A csalások gyakran a szállítói listákban rejtőznek. A csalók hamis szállítókat hozhatnak létre, vagy manipulálhatják a meglévő szállítói számlákat, hogy jogos kifizetések ürügyén elsikkasztsák a pénzeszközöket. Valójában a vállalkozások több mint 60%-a számolt be arról, hogy fizetési csalással próbálkozott vagy ténylegesen csalást tapasztalt, amelyek nagy része szállítókkal kapcsolatos cselekményekhez, például hamis szállítókhoz, duplikált számlákhoz és felfújt számlázáshoz kapcsolódott.

Mit kell tenni: Negyedévente ellenőrizd a szállítói törzslistádat. Ellenőrizd az adóazonosítókat, a fizikai címeket (keresd meg őket a Google-ben) és az elérhetőségeket. Az olyan eszközök, mint a Tealbook vagy az Apex Portal, segíthetnek az ellenőrzés egyszerűsítésében. Ezenkívül minden új szállító beállításánál érvényesítsd a kettős hitelesítést.

Jelölje meg azokat a szállítókat, akik 30 napon belül több mint három kifizetést kapnak, vagy akik kerekített számú számlákat adnak ki. Ezekre a mintákra támaszkodnak a csalók.

Kapcsolódó: A „Bízz, de ellenőrizd” elvvel küzdhetünk az alkalmazottak általi lopás és csalás ellen

3. Azok az alkalmazottak, akik elkerülik a felügyeletet vagy a szabadságot

Az egyik leginkább figyelmen kívül hagyott jel a viselkedésbeli. A csalást elkövető emberek gyakran ragaszkodnak ahhoz, hogy „mindent maguk csináljanak”, és soha nem vesznek ki szabadságot – mert félnek, hogy valaki más leleplezi, amit eddig eltitkoltak.

Mit kell tenni: Használjon szerepkör-alapú jogosultságokat, és minden jóváhagyáshoz kérjen szakértői értékelést. Az olyan platformok, mint az SAP Concur vagy a NetSuite, lehetővé teszik az auditnaplókat és a delegálást a szabadság alatt. Évente rotálja a kulcsfontosságú feladatokat, és ösztönözze a kötelező szabadságot . Ez nemcsak a mentális egészségnek tesz jót – védi a rendszereit is.

Emellett ápolj átláthatósági kultúrát. Ha a csapatod biztonságban érzi magát az aggályok felvetésében, akkor jóval azelőtt hallani fogsz a problémákról, hogy azok megjelennének a könyvekben.

4. Ismétlődő tranzakciók, amelyek éppen csak a jóváhagyási határok alá csúsznak

Ez okos megoldás. Egy csapattag 4950 dolláros befizetést nyújt be, miközben a jóváhagyási küszöb 5000 dollár. Egyszer? Rendben. Havonta? Ez vészjelzés.

Mit kell tenni: Negyedévente módosítsa a jóváhagyási limiteket. Használja a tranzakciósebesség-figyelést az ERP rendszerében, hogy megjelölje a visszatérő szállítókat vagy a nagy gyakoriságú, alacsony értékű számlákkal rendelkező kedvezményezetteket. Állítson be riasztásokat bárki számára, aki megpróbálja felosztani a számlákat vagy a kifizetéseket.

A QuickBooksban vagy az Oracle NetSuite-ban például beállíthat munkafolyamat-szabályokat, amelyekkel eszkalálhatja a szokatlan gyakoriságú vagy hirtelen megnövekedett szállítói aktivitású eseményeket.

5. Hiányzó dokumentumok vagy homályos papírnyomok

Amikor az emberek elkezdik „elveszteni” a számlákat, vagy visszamenőleges indoklásokat küldenek be, az problémát jelenthet. A csalás nem mindig arról szól, ami látható – hanem arról, ami kényelmesen nem.

Mit kell tenni: Átállás egy felhőalapú dokumentációs rendszerre, például a DocuWare-re vagy a Zoho WorkDrive-ra. Követelmény a nyugták feltöltése a tranzakciót követő 48 órán belül. Digitális jóváhagyási lánc és auditnaplók bevezetése. Ha a dokumentáció egynél többször késik, akkor eszkaláció.

Miért válnak gazemberekké a jó emberek?

Nem minden visszaélés rosszindulatú. Néha nyomás nehezedik ránk. A pénzügyi stressz , a figyelmen kívül hagyás érzése vagy pusztán az, hogy mások megússzák, arra késztethet valakit, hogy rossz döntéseket igazoljon. Ezért ugyanolyan fontos az átlátható és tisztességes környezet megteremtése, mint az erős ellenőrzés.

Beszélj nyíltan az integritásról. Tegye az etikát a teljesítményről szóló beszélgetések részévé. És tedd világossá, hogy a rendszereid nem a gyanakvásról szólnak, hanem a méltányosságról és a fenntarthatóságról.

A technológia szerepe az előrébb maradásban

A könyvelőszoftvereken túl az okosvállalatok a következőket is használják:

• Mesterséges intelligencia által vezérelt anomáliadetektálás (pl. MindBridge, DataSnipper)
• Valós idejű irányítópultok, amelyek részlegenként követik nyomon a kiadásokat (pl. Datarails, Cube)
• Szabályzat-végrehajtási botok a Slackben vagy a Microsoft Teamsben, amelyek emlékeztetik a felhasználókat a szabályokra, amikor költséggel kapcsolatos lekérdezéseket küldenek be (pl. Compliance.ai)

Nincs szükséged mindezekre. De olyan rendszerekre van szükséged, amelyek a vállalkozásoddal együtt növekednek.

Kapcsolódó: Az 5 leggyakoribb csalási forgatókönyv a kisvállalkozások számára

A megelőzés olcsóbb, mint a takarítás

Az erőforrásokkal való visszaélés ritkán kezdődik nyílt lopással. Alacsony juttatásokkal, ellenőrizetlen feltételezésekkel és azzal kezdődik, hogy a vezetők túl elfoglaltak ahhoz, hogy észrevegyék.

Ha ezt olvasod, tegyél meg egy dolgot ezen a héten. Végezz el egy szállítói auditot. Frissítsd a jóváhagyási szabályzataidat. Tekintsd át a költségkategóriáidat. Csak válassz ki egyet.

Mert az igazság az, hogy sokkal könnyebb megjavítani egy szivárgást, mint eltakarítani egy árvizet.